Teams Cliëntportaal
Met Microsoft Teams kan ik op een handige manier met je communiceren en samenwerken. Teams kan worden gebruikt om korte berichten te sturen (chatten), bestanden te delen en te videobellen.
Het gebruik van Teams is gratis. Het gebruik van de gratis app is beperkt, maar onbeperkt als je mijn cliënt bent en verbinding met mij hebt, want ik heb een betaald abonnement. Teams is beschikbaar voor PC (Windows, Apple) en tablet en telefoon (Android, iPhone).
Inhoud
- Installatie
- Chatten
- Videobellen
- Bestand delen
- Samenwerken en toegang tot je dossier
- Privacy en veiligheid
Installatie
- Download en installeer Teams vanuit de app store, of ik kan je een bericht sturen met een link.
- Om toegang te krijgen tot de app moet je een Microsoft account hebben: Hoe je gratis een nieuw Microsoft-account kunt maken.
- Als Teams is geopend zie je bovenin het scherm jouw profielfoto en daarnaast jouw accountnaam. In/onder de profielfoto zit een menu verborgen. Tik op het schijfje met het profiel (of met 2 letters van je naam in het schijfje) om dit menu te zien. Twee opties van dit menu zijn belangrijk:
- Bestanden: wordt gebruikt bij het Delen van bestanden.
- Uitnodigen: wordt (eenmalig) gebruikt bij Videobellen.
- Onderaan het Teams scherm staat een menu met 4 plaatjes. Als je achtereenvolgens op elk plaatje tikt zie je hun betekenis: Start, Chat, Agenda en Acties. Tik op Chat om het chat venster te openen.
Chatten
- Open Microsoft Teams
- Kies in het menu onderin de optie Chat. Dit opent een lijst met mensen met wie je aan het chatten bent. En een venster om nieuwe personen te zoeken.
- Kies mijn accountnaam om met mij te chatten. Als dit de eerste keer is en hebt mijn naam nog niet, voer dan in het zoekvenster mijn telefoonnummer in (zie Algemene informatie). Teams vindt dan vanzelf mijn accountnaam. Tik hierop om met mij te verbinden.
- Je ziet nu eerdere berichten en kunt mij een bericht (chat) sturen. Bijvoorbeeld: zullen we videobellen?
- Net als bij het gebruik van Whatsapp antwoord ik niet altijd direct maar op een moment dat ik beschikbaar ben.
- Als bovenin het chat scherm een symbooltje van een video camera en van een telefoon, dan kun je vanuit de chat videobellen. Zijn deze symbooltjes er niet dan moet ik je eerst een Uitnodiging sturen om het bellen te activeren.
Videobellen
Je kunt alleen op afspraak met mij videobellen. De eerste keer stuur ik je een uitnodiging. Tik op accepteren om de verbinding te activeren.
Videobellen kan vanuit een chat of vanuit een vergadering.
Vanuit een chat kunnen 2 personen videobellen. Vanuit een vergadering kunnen meer personen tegelijkertijd videobellen. Deze optie gebruik ik meestal niet, want hij is iets ingewikkelder.
- Om met mij te videobellen open je Teams en open je de chat met mij, zie chatten.
- Bovenin het chat scherm staat een symbooltje van een video camera en van een telefoon. Tik op de videocamera om via het chat venster met mij te beginnen met videobellen.
LET OP: Als het symbool van de videocamera en de telefoon er niet staan, dan heb ik jou nog geen uitnodiging gestuurd, of jij hebt mijn uitnodiging nog niet geaccepteerd. - Onderin het scherm staan 5 knoppen om Teams te bedienen:
- Videocamera: tik hierop zodat ik je kan zien of niet kan zien.
- Microfoon: tik hierop zodat ik je kan horen of niet kan horen.
- Luidspreker: tik hierop als je mij wilt horen of niet wilt horen.
- Drie puntjes: Je kunt hier bijvoorbeeld een foto met mij delen.
- Telefoon: tik hierop om je verbinding met mij te beëindigen.`
- Tik op deze knoppen totdat Videocamera en Microfoon en Luispreker AAN zijn.
- Hierna kan het gesprek beginnen.
- Als jij of ik op de rode knop Telefoon klikken, eindigt het gesprek.
- Je kunt Teams vervolgens weg swipen.
Bestand delen
Wat is delen?
Als ik met jou een bestand deel, dan betekent dit dat ik jou directe inzage geef in een bestand dat ik heb opgeslagen (in mijn OneDrive). Als ik dit bestand zou wijzigen, dan wijzigt dit meteen voor jou. Zo heb je altijd het meest actuele document.
Je krijgt toegang tot een door mij gedeeld bestand doordat ik je een link stuur in een chat bericht. Open de link om het bestand in te zien. Als je het bestand op je eigen apparaat wilt hebben, dan moet je het geopende bestand (ook) opslaan op je eigen apparaat.
Hoe kun je delen?
Om een bestand te delen maak je gebruik van de knop bestanden:
- In Teams voor PC is de knop Bestanden direct zichtbaar bovenin het chat-venster.
- Bij Teams voor Mobiel staat knop Bestanden in het menu dat is verborgen onder je profielfoto.
Het delen van een bestand met Teams voor Mobiel:
- Zorg dat het document (foto of ander document) dat je wilt delen op je apparaat staat.
- Tik op je profielfoto om het verborgen menu te openen.
- Tik in dit menu op Bestanden.
- Zoek het bestand, of tik zo nodig op OneDrive voor nog meer bestanden
- Tik op de drie puntjes naast het bestand
- Tik op Delen
- Tik op de accountnaam van de persoon met wie je wilt delen , degene met wie je chat
- De link van het document is nu toegevoegd aan de chat en kan daar worden geopend.
Voor meer informatie, zie Bestanden delen in Microsoft Teams
Samenwerken en toegang tot je dossier
De chats en de gedeelde documenten zijn onderdeel van je online dossier en toegankelijk via de links die je in chats hebt gekregen.
Via Teams kan ik concept documenten (Intakerapportage, huisartsenbrief, enz.) aan jou voorleggen voor goedkeuring, en kun jij via de chat je goedkeuring geven of wijzigingsvoorstellen indienen. Vastgestelde documenten neem ik op in mijn EPD.
Als een conceptdocument in het cliëntportaal wordt vervangen door een definitief document, dan wordt het concept automatisch verwijderd. Mocht je het concept willen behouden, kopieer dit dan direct op je eigen apparaat.
De toegang tot de documenten in het cliëntportaal is beperkt. In principe sluit ik het chat-gesprek (stream) met jou op het moment dat ik je behandeltraject sluit. Het sluiten van je behandeltraject kondig ik op tijd aan. Maak voor die tijd een kopie van alle documenten die je nog niet hebt opgeslagen en wilt behouden.
N.B. Als het cliëntportaal wordt gesloten blijven alle relevante documenten aanwezig in het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) op mijn computer. (Mijn EPD is niet online voor jou toegankelijk, maar je mag het op afspraak inzien.)
Privacy en veiligheid
Ik ben wettelijk verplicht veilig met je te communiceren. Email, SMS en Whatsapp zijn door de Toezichthouder voor privacy niet toegestaan voor het sturen van privacygevoelige informatie. Microsoft Teams is een stuk veiliger. Ik gebruik Teams alleen als jij dit (ook) wil en hier schriftelijk toestemming voor geeft, zie je Aanmeldingsovereenkomst.
In het artikel Is Teams veilig? worden de redenen besproken waarom ik Teams gebruik. Kort gezegd: de servers van Teams staan in Europa en moeten daardoor voldoen aan Europese Privacy wetgeving. De verbinding met deze servers is beveiligd. Daarnaast is Teams een standaard onderdeel van het systeem dat ik gebruik voor mijn bedrijfsvoering (Microsoft Business). En Teams bevat alle elementen om effectief en efficiënt met jou te kunnen samenwerken.
Teams is van Microsoft, een Amerikaans bedrijf. Dit heeft als risico dat de Amerikaanse overheid bepaalde gegevens kan opvragen. Ik verwacht echter niet dat zij geïnteresseerd zullen zijn in het leven van Nederlandse particulieren. Mocht jij Teams toch liever niet gebruiken, dan heb ik daar begrip voor. In dat geval zijn de mogelijkheden om privacygevoelige informatie veilig met mij te delen: bellen, fysiek contact, briefcontact en Zorgmail.