Dossier en geheimhouding

27 maart 2023

Deze regels zijn onderdeel van het Praktijkbeleid.

Algemene informatie over wet- en regelgeving en de beroepscode voor psychologen zijn te vinden op de website van het NIP.

INHOUD

1. Beroepsgeheim
2. Je dossier
   • Beveiliging van je dossier
   • Toegang tot je dossier
   • Bewaartermijn van je dossier
   • Je rechten
   • Recht op inzage en afschrift
   • Recht op correctie of aanvulling
   • Recht op vernietiging
3. Met wie ik informatie deel
   • Huisarts/verwijzer
   • Zorgverzekeraar
   • Bedrijfsarts
4. Gegevens voor de NZa (DIS)
5. Vragenlijsten (ROM)
6. Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie
   • Visitatie
   • Intervisie, supervisie of consultatie
7. Derden

1. Beroepsgeheim

Als gz-psycholoog heb ik een beroepsgeheim. Dit betekent dat alles wat je mij vertelt of wat ik van je weet bij mij veilig is. Tot jou herleidbare privacy gevoelige informatie mag en zal ik alleen met derden delen als je daar toestemming voor hebt gegeven en dit in het belang is van je behandeling. Wees je er wel van bewust dat ik, in geval van signalen van huiselijk geweld en kindermishandeling, verplicht ben de Wet verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling te volgen en als daar een gegronde aanleiding voor is, een melding te doen. In dat geval kun je dus niet geheel vertrouwen op mijn beroepsgeheim. Toepassing van de meldcode leidt niet automatisch tot een melding.

2. Je dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat ik vanaf het moment van je aanmelding jouw gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over je gezondheid, bijvoorbeeld je voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals je naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om je identiteit vast te stellen en je burgerservicenummer (BSN) te noteren. Ik bewaar in je dossier ook de voor jouw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

2.a. Beveiliging van je dossier

Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ik zal je dan ook op de hoogte stellen.

2.b. Toegang tot je dossier

Alle personen in de praktijk die bij jouw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot jouw dossier. Dit geldt ook voor de collega die mij vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als ik gehouden aan het beroepsgeheim. Jouw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om je van goede zorg te voorzien.

2.c. Bewaartermijn van je dossier

Als je behandeling is afgerond, wordt jouw dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als je jouw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de  bewaartermijn korter zijn.

2.d. Je rechten

Als cliënt heb je volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over je worden vastgelegd in jouw dossier. Namens jou kan ook jouw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door jou schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar mijn oordeel jouw belangen zou schaden, dan hoef ik daaraan geen gehoor te geven.

2.e. Recht op inzage en afschrift

Je hebt recht om jouw dossier in te zien en je kunt om een kopie vragen; ik reageer dan binnen één maand op je verzoek. Je hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mag ik op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als je digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mag ik je ook digitaal een kopie van jouw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals je partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor je inzagerecht (tenzij deze gegevens door jezelf zijn verstrekt). Ik zal je daar in dat geval over informeren.

2.f. Recht op correctie of aanvulling

Als je vindt dat bepaalde gegevens in je dossier niet kloppen, dan kun je mij vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van mijn professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kan ik, indien je dat wenst een aanvullende verklaring met je eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens jou op dat moment niet relevant, maar wil je ze toch bewaren, dan kun je verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. Ik reageer dan binnen één maand op je verzoek.

2.g. Recht op vernietiging

Je kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) je gegevens uit je behandeldossier te laten vernietigen. Ik reageer dan binnen een maand op je verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan je verzoek te voldoen, zal ik dat aan je laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.

Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor je gegevens in mijn administratie (factuur, declaratiesysteem) geldt dat ik deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moet bewaren.

In een aantal gevallen kan ik op grond van de wet weigeren aan je verzoek te voldoen; ik zal je dan uitleggen waarom.

3. Met wie ik informatie deel

3.a. Huisarts/verwijzer

Alleen met jouw toestemming mag ik informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie ik je doorverwijs. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit je dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal ik je opnieuw om toestemming vragen, zodat je weet welke informatie ik met welke doel deel en met wie. Als je toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken. Als je behandeling plaats vindt op basis van een verwijzing van je huisarts, dan is het gebruikelijk dat ik aan het begin en het eind van de behandeling de huisarts informeer. In het eerste gesprek zal ik je vragen welke informatie ik mag delen, alleen de start/ het einde van de behandeling of ook  de aard en/of het resultaat.  Ik zal alleen de informatie delen waarvoor je mij toestemming geeft.

3.b. Zorgverzekeraar

Met de zorgverzekering deel ik alleen inhoudelijke informatie waaruit blijkt dat de behandeling onder de wet ggz en dus onder het regiem van de verzekering valt  en informatie die nodig is om de kosten van de factuur te berekenen en aan jou toe te rekenen.

• Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van je persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn). (In de gespecialiseerde ggz is dat ook je diagnose; in de basis ggz hoeft dit niet en zal ik dat ook niet doen.)
• Voor sommige behandelingen heb je -op grond van de polisvoorwaarden van je zorgverzekering- alleen recht op een vergoeding als je zorgverzekeraar hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de zorgverzekeraar mij om informatie vragen over de diagnose. Als je bezwaar hebt tegen deze informatieverstrekking, kun je dit kenbaar maken door het ondertekenen van een privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat je zorgverzekeraar geen machtiging geeft en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.
• Zorgverzekeraars mogen controleren of mijn administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Ik ben verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is je toestemming niet vereist; ik zal je hierover wel vooraf informeren.

3.c. Bedrijfsarts

Als je werkgever je behandeling betaalt dan deel ik met de bedrijfsarts/werkgever standaard alleen gegevens die te maken hebben met de facturering, zoals de startdatum, behandeltijd en einddatum. Alleen als je me daar opdracht voor geeft meld ik andere informatie. Voor jou maak ik periodiek een rapportage over de voortgang. Het is aan jezelf of en zo ja welke welke informatie uit deze rapportage je met je werkgever/bedrijfsarts wilt delen.

4. Gegevens voor de NZa (DIS)

De Nederlandse zorgautoriteit (NZa)doet onderzoek naar de ontwikkelingen in de zorg en maakt daarbij gebruik van  het landelijke dbc-informatiesysteem (DIS).  In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het DIS bevat geen persoonlijke gegevens zoals je naam, adres en woonplaats. Ik ben verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als je hiertegen bezwaar hebt, kun je  een  privacyverklaring ondertekenen. Ik verstrek dan geen gegevens aan het DIS.

5. Vragenlijsten (ROM)

Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Ik zal je aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in je dossier. Met deze gegevens kan ik het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen.

Er is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens. Ik lever voorlopig geen ROM-gegevens aan (ook niet als je daar wel toestemming voor geeft), totdat ik zeker weet dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en je identiteit daar niet uit kan worden afgeleid. Zie Aankondiging rechtszaak tegen de Nederlandse Zorgautoriteit over vragenlijsten – (ggznieuws.nl)

6. Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie

6.a. Visitatie

Periodiek vindt er in mijn praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als ik een beroepsgeheim hebben. Ik geef deze collega’s alleen inzage in je dossier als je daar desgevraagd toestemming voor hebt gegeven. Zonder jouw toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat ik alle gegevens heb verwijderd waaruit je identiteit blijkt.

6.b. Intervisie, supervisie of consultatie

In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maak ik alleen gebruik van gegevens waaruit je identiteit niet is af te leiden.

7. Derden

Mochten andere personen of instanties informatie vragen over je behandeling, dan ben ik niet verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval jouw toestemming voor nodig en zal vooraf met je doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.

Als je mij toestemming hebt gegeven, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken. In mijn rol als (voormalig) behandelaar mag ik alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.

Ook als je toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moet ik een eigen afweging maken of dit gezien mijn beroepsgeheim geoorloofd is. Ik kan dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor je kan zijn. Meer hierover kunt je lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen in de beroepscode van het NIP.